Bi Apps Ap Closing Amount Incorrect Values.
Applies to:
Business Intelligence Applications Observer - Version: 7.9.6.1 and later [Release: V7 and later ]
Information in this document applies to any platform.
Goal
Qn1:
=== ODM Question ===
BI Apps AP Closing Amount incorrect values.
BI Apps Dashboard: Payables
Tab: AP Balance
Report: Top 10 Suppliers by AP Balance
We have incorrect values on Closing Amount KPI by Suppliers.
This report show Closing Amount value 1,261,319,746.65 for first supplier,
But on Tab: Supplier Report
Reports:AP Payments Due Aging by Supplier and AP Payments Overdue Aging Report by Supplier
on this Supplier we have only 53,059.15 Overdue Amount.
Can you let me know if these values should agree.
If not then can you please let me have the functional reason why not.
1. OEBS Balance Amount currency is RUB - local russian currency
2. Global currencies in BI Applications DW is same as local currency RUB
3. In W_AP_BALANCE_F table in DW BALANCE_LOC_AMT has the same value as BALANCE_ACCNT_AMOUNT and BALANCE_GLOBAL_AMOUNTs and doesn't match to EBS
Qn2:
=== ODM Question ===
We detected one more problem with AP Balance:
For any standard AP invoice in OeBs, in BI Apps generated
- rows of distribution marked as AP_INV_DIST~EXPENSE
- rows of distribution marked as AP_INV_DIST~LIABILITY
All of these rows could be accounted in AP Balance; therefore we get wrong balance amount.
Solution
An1:
=== ODM Answer ===
-) Please find the response from Dev/Engineering:
1) Yes, correct but this is at the OLTP side. Our main concern here is whether you have done the same confiuration in our product because it is manual configuration.
2) The configuration has to be done in the file_group_acct_codes_ora.csv. Looking at the file you have given, you will see that only 2 natural accounts are mapped to AP Group account number which in turn maps to AP financial statement. So the following will help you clarify if the configuration is done correctly.
a) Are you sure that all your AP transactions are associated with only these 2 accounts?
b) You can find it out yourselves. If you check AP fact for the supplier, we have taken as an example, you will see that there are a total of 14 GL Accounts (Code Combination ID) associated. But only 2 of them are coming into AP Balance fact. We get only POSTED records into AP Balance fact. This means that transactions associated with the remaining 12 accounts are UNPOSTED.
c) So you can find out why these are UNPOSTED. You can do that by checking the FIN_STMT_ITEM_CODE for all such accounts. Join W_AP_XACT_F and W_GL_ACCOUNT_D to get all the accounts used by your AP transactions for that supplier and then check the FIN_STMT_ITEM_CODE for those accounts. If there are any accounts with FIN_STMT_ITEM_CODE other than AP, then you need to verify on why that is happening.
d) For all such accounts which have FIN_STMT_ITEM_CODE other than AP, check the GL Account Num and go to the file mentioned above and check what is the Group Account Number for those accounts. In this way you will get to know if you have done the configuration correctly.
An2:
=== ODM Answer ===
I will re iterate the point. Please be very careful when you are doing your Group Account Number assignments:
1) Yes there are two types of transactions we bring in Expense and Liability but NOTE that only your liability accounts should go to 'AP' Group Account Number and Expense accounts will be mapped to some other Group Account Number. You should clearly distinguish your Liability and Expense accounts and map them to the appropriate Group Account Number.
2) So when you pull in the balance metric 'Closing amount', you will see a filter like Group Account Number='AP' which will pull in only your Liability Distributions.
Check with your functional team, clearly differentiate between Liability and Expense Accounts, do the appropriate Group Account Number mapping and you should not see any issues.