Question 3 - What happens if lines on a PO are cancelled while the order is still in the approval process?
Answer - If one line on a multiple line order is cancelled, the remaining lines continue through the approval process. If the cancelled line is the only line on the order, no lines will be seen in the orders awaiting approval application.
BUG: 10730057 fixed problems with cancelled lines. The way the application works after the fix is as follows:
If a line is being cancelled before being approved then the Approval Status in the Held Orders (F4209) will remain '3N' and will be displayed in the Orders Awaiting Approval (P43081) screen. See Section Change to Existing Order Question 10
If a line has already been approved (Approval Status of '3N' in Held Orders (F4209) file) then is cancelled; it will not re-enter the Approval process and a new record will not be written to F4209 at an 'Awaiting Approval' status (2A) and then never get approved.
Back to Top
Question 4 - What changes on a Purchase Order line cause a line to go back through the approval process?
Answer - Prior to Release 8.9, a change to one or more of the following fields will cause an order that is at an approved status to go back through the approval process. Note: A change is considered a different value. Retyping a value that currently exists in a field is not considered a change. The value must be new to be considered a change.
Extended Cost (AEXP)
Account Number (AID)
Subledger (SBL)
Subledger Type (SBLT)
Landed Cost (PDP5)
Promised Delivery Date (PDDJ)
Requested Date (DRQJ)
Payment Terms (PTC)
Discount Factor (DSPR)
Project Business Unit (OMCU)
In E1 8.9 and above, an order will go back through Approval Processing depending on the value in specified in P4310, 10-Approvals Tab, Option 4. Reapprove Changed Lines.
Options are:
Blank = Do not reapprove
1 = Reapprove on change to any field
2 = Reapprove on change to user-activated critical fields only
3 = Reapprove on change to standard critical fields only
Back to Top
Question 5 - Is there a way to keep orders that are changed from going back through the approval process once they have been approved?
Answer - Some companies need to make changes to existing lines, but do not want to send the order back through the approval process. If the order is still at the approved or pending approval status, changes should be made in a version of Purchase Order Entry that has approval processing turned off by leaving the Override Next Status blank AND remove the Route Code from processing option #1 on the Approvals tab. It is recommended that change order processing be turned on for that version, to keep a history of the changes being made after the approval process.
Note: 8.9 completely changed the way that this is handled. (See Changes to Existing Order Question 4)
Back to Top
Question 6 - What happens if a change needs to be made once the order is beyond the approved status?
Answer – in Xe and 8.0, once an order has been approved, it is now at the approved status. If another process is done (i.e. Print Purchase Orders) the order status is update beyond the approved status. Any changes made to detail lines that are at a status BEYOND the approved status, will not send the line/order back through the approval process, unless an override next status, processing option #4 in the Defaults tab of Enter Purchase Order (P4310), is used to put the next status back to an Awaiting Approval Status. When a change is made to a line with an override next status, only the changed line will reflect the override next status. For example, Print Purchase Order is run, the status is changed from 280 to 400, changes made to the order after Print Purchase Order (R43500) will NOT cause the order to go back through the approval process, unless an override next status of 230 is specified in the processing option # 4 of the Default tab of Enter Purchase Orders (P4310). A Held Orders (F4209) record is created, but the order will not be able to be approved, since the order status is incorrect. If using override next status, Order Revisions must also be turned on by setting processing option #1 in the Order Revisions tab of Purchase Order (P4310) to a value of 1 or 2.
Another options is to make the changes in a new version of Purchase Order Entry (P4310) with change order processing turned on, accessible only to a manager or an approver, can be used to change the existing order lines that are beyond the approved status. Set the processing options to not allow change after the approved status on the original version of Purchase Order Entry (P4310).
In E1 8.9 and above, a new processing option was implemented were the user can specify if an order should go back to Approval Processing if a change is made to an approved order (P4310, 10-Approvals Tab, Option 4. Reapprove Changed Lines).
Back to Top
Question 7 - Is there a way to prevent changes once the order has been approved?
Answer - Some companies do not want to have lines changed after the order has been approved. To accomplish this, set the processing options to not allow changes after the approved status in P4310, Display Tab – Detail Line Protection. This only prevents changes to existing lines.
Back to Top
Question 8 - A new line is added to an existing PO all lines including those partially received all rerouted for approval. Is this correct?
Answer - Yes, this is functioning as designed. Approval processing is an order based process so all lines that are not closed will be sent back through the approval process. Please note that we do not split lines when partial quantities are received, so the partial line is still open. This also gives the approver a quick way to see the whole order and know what they are truly approving.
Back to Top
Question 9 - A cancelled line still shows in Orders Awaiting Approval, how should this line be handled?
Answer - Lines that are cancelled before they are processed through the approval route will still show in the Orders Awaiting Approval. When the approver goes to the order, the cancelled line will be shown with a line through the extended price. Cancelled lines may impact the approver's decision to approve or reject an order; hence, this same line needs to be represented in the Orders Awaiting Approval screen. However, cancelled lines are not approved or reject, instead the Remove Msg row exit is used to process the cancelled line once the approver has determined that the cancelled line is OK.
3N records are written to the Held Orders (F4209) file as notification to the Originator of the Purchase Order. Notification states that the Purchase Order has been approved in one of two ways:
Approvers using the approval route, or
Order amount is below the first approver's limit.
The second case includes orders where the line(s) have been cancelled, leaving the order total at zero, or at a level below the first approver's limit. The originator must then remove this message by using the row exit Remove Msg. Approvers cannot remove these 3N messages.
Note: Cancelled lines on the PO are forced to go back through approvals. None of the critical fields have changed. This is functioning as designed (Bug: 10958586) to prevent users from entering in credit lines to bring the amount under the approved amount. So when a line is cancelled, the order still goes through the approval processing algorithm to determine if after the change the order is over or under the approval amount. If it is under, it will automatically approve all lines on the order. If it is over, all lines on the order will go through the approval route. This gives visibility to the approver to know that someone did something to the order. For example, a first level approval is set to $1,000. A person enters a purchase order for net $900 by entering line 1 for $1,500 and line 2 for $-600. The order is auto approved and approval processing has taken place. Then they cancel the $-600 line - this should trigger re-approval. If the client does not want this, then users can cancel lines in a version of P4310 that does not have the approval processing options turned on.
Back to Top
Question 10 - Approval route is being determined by the Branch Plant, however when the user changes the Branch Plant in update mode the approval route does not change, why does this happen?
Answer - Upon initial order entry, the approval code (ARTG) can be established several ways based on the processing options. User can define an approval code in Purchase Order Entry (P4310) processing option, in the branch plant constants, from the user profile or it can be retrieve it from the user's address book. It does not matter how the user retrieve it (based on the processing option) and populate it on the order, once the order is created, the value in the ARTG field cannot be changed. The reason is to keep integrity within the system. This is one field we do not allow the user to change (in any way) once the order has been entered. We do not allow the ARTG field to be changed once the order is established. The only way to change it is to cancel the order and create a new order with the correct MCU. As a work around, we have a copy function in purchase order entry. If there is an MCU change, copy the order created to a new order and change the MCU in the header and detail. Because this is a new order, the new approval route will be applied to the order. After the order is copied, the original order can be cancelled.
Back to Top
Question 11: Originator Change: Change to an order by one of the approvers on the route.
Answer 11: There is no way to track an originator of an order and an originator of a revision to an order. Hence, the approval process has been changed in the EnterpriseOne 8.9 so that whenever a person revises an existing order, then that person would be treated as the originator. The person who revised the order will then get the messages sent when the order is approved or rejected, since that person is now the most recent originator. @Bug10983165